Arkivreda – Spara eller slänga?

Arkivråd för föreningshandlingar

Varför är det viktigt att föreningens material sparas?
Föreningsarkiven är en del av vårt kulturarv och behövs för forskningen. Föreningens verksamhet är morgondagens historia.

Lagar som rör föreningslivet
Arkivlagen gäller för statliga och kommunala myndigheter, men inte för ideella föreningar. De flesta arkiv som hör till enskilda sektorn är ideella föreningar.

Bokföringslagen (SFS 199: 1078 ) gäller även för ideella föreningar.
En förening är i sin egenskap av juridisk person bokföringsskyldig om värdet av tillgångarna överstiger trettio prisbasbelopp. Prisbasbeloppet fastställs av Skatteverket år för år. Föreningar är skattskyldiga och ska därför bevara sina verifikationer i 7 år.

Personuppgiftslagen PUL ( SFS 1998: 2004 ) reglerar hantering av personuppgifter.

Lagar och avtal inom arbetsrätten gäller för föreningar som har anställda. Hit hör bland annat lagen om anställningsskydd, medbestämmandelagen, arbetsmiljölagen och kollektivavtal.

Ansökningar om statsbidrag. Originalhandlingar som ligger till grund för ansökan om statsbidrag måste sparas i fyra år.

Förordningen om vigsel (SFS 1987:1 019) Samfund som har vigselrätt måste dokumentera vigslar.

Konkreta råd för bevarandet av föreningsmaterial

Utfärdaransvar. Den organisation som har producerat ett dokument har så kallat utgivaransvar och ska arkivera dokument tillkomna inom den egna organisationen. Spara alltså era egna handlingar.

Handlingar som ska sparas. Handlingar som ska sparas är protokoll, ekonomiska handlingar, verksamhetsberättelser, stadgar, medlemsförteckningar, historiker, jubileumsskrifter, trycksaker tillkomna inom den egna föreningen och handlingar som är direkt ställda till organisationen. Spara alltid originalen.

Tidningsurklipp som rör verksamheten sparas också, liksom handlingar rörande vissa ämnen, till exempel anställningsbevis och handlingar rörande utbildning eller konferenser. Fotografier, filmer och fanor är arkivalier och ska sparas på arkiv, medan övriga föremål bevaras på museer.

Sortera och släng. Släng reklamblad, cirkulärbrev och dubletter. Verifikat bör enligt bokföringslagen sparas inom den egna verksamheten, men får slängas efter 7 år. Sortera era dokument redan innan de arkiveras för gott- gärna enligt det allmänna arkivschemat. Gör först en grovsortering och urskilj vad som ska arkiveras och vad som ska slängas. Ordna därefter i grupper och i kronologisk ordning inom grupperna.

Ta bort gem, nitar, gummiband och tejp som förstör papperen. Damm, fukt och växlande temperatur är skadligt för papper. Tänk på att gammal film kan vara brandfarlig.

Kvitton, kostnadskalkyler, kursanmälningar mm kan slängas då de inte längre är aktuella – informationen om dem finns oftast på annat ställe, som till exempel i kassaböcker, protokoll eller andra handlingar, och behöver inte finnas på två ställen.

Förvara fotografier mörkt. Undvik att förvara fotografier i plastfickor och limma och tejpa inte fotografierna. Notera när bilden är tagen, var och av vem och vilka personerna på bilden är.

Digitalt material.
Då den tekniska utvecklingen ständigt förändras finns en viss osäkerhet vad gäller digital förvaring. Åtkomligheten kan inte alltid garanteras och konvertering mellan olika medier är kostsam.

Skriv därför alltid ut viktiga dokument på papper och ha en ordentlig ”back-up” för cd-skivor, disketter och liknande material.

En långsiktig plan för digitalt bevarande rekommenderas.

Arkivansvarig i föreningen. Utse gärna en arkivansvarig i föreningen som ansvarar för att allt material hålls samlat på ett och samma ställe.

 

Sidan ändrad 2014-11-06