Att lämna in arkiv

Innan leverans är det några punkter som behöver prickas av först. Viktigast av allt, tveka inte att kontakta oss om ni har några frågor och kom ihåg att boka tid för leverans. Ni känner ert material bäst, här är ni experterna och därför är det viktigt att ni går igenom materialet innan ni lämnar det till oss.  

Spara eller slänga?

Den svåraste frågan vi får är oftast ”Vad ska sparas och vad kan vi slänga?” En bra huvudregel är: det ni har skapat, eller deltagit i, skall bevaras. 

Exempel på bevarandevärda handlingar:
Protokoll, fotografier, medlemslistor, verksamhetsberättelser, affischer, filmer, ljudupptagningar, evenemang, fanor, korrespondens, bokslut, verifikationslistor, huvud- och kassaböcker.  

Exempel på handlingar med ringa värde som ni kan slänga:
Verifikationer och kontoutdrag eller andra handlingar som enligt bokföringslagen skall slängas efter 7–10 år. Tänk även på att rensa bort dubbletter.

Obs! Undantag finns dock alltid. Är ni det minsta osäkra så kontakta oss eller läs vår guide ”Tips från (arkiv-)coachen”. Vi finns tillgängliga för frågor och ser gärna att ni rådfrågar oss en gång för mycket än för lite.

GDPR

Vi får ofta frågor om GDPR och tyvärr har det slängts mycket i onödan och det kommer finnas ett stort hål i historien på grund av detta. Bra för er att veta är att GDPR inte hindrar att handlingar med personuppgifter bevaras så länge det finns ett syfte, eller i arkivändamål med allmänintresse. Handlingarna som lämnas in till oss slutarkiveras här och finns tillgängliga för forskning i vår forskarsal men görs inte tillgängliga digitalt för allmänheten.

Sekretess:

Ni har alltid möjlighet att begränsa allmänhetens tillgång till era handlingar. Vill ni sätta sekretess på de handlingar som ni lämnar in så prata med oss innan så tar vi fram en rutin tillsammans med er.

Digitala handlingar:

Vi kan i dagsläget inte ta emot digitala handlingar men det är något vi har förhoppningar på att kunna göra i framtiden. Därför ber vi er skriva ut ert material tills vidare.

Checklista inför leverans:

  1. Gå igenom de handlingar som ni vill lämna till oss och sortera bort dubbletter. Var uppmärksam på tecken på mögel, fuktskador eller skadedjur.
  2. Håll ihop handlingarna. Om de sitter i pärmar eller ligger i kuvert så låt dem sitta kvar. Det gör det lättare för oss att förstå materialet. När ni gör detta så se till att alla pärmar (eller liknande) är uppmärkta ordentligt.
          – Beskriv innehållet: ”Bokslut 2000”, ”Midsommarfirande 2007” eller ”Protokoll o bilagor 1976–1982”.
          – Undvik benämningar som ”Diverse handlingar” eller ”Jonas pärm”.
  3. Gällande fotografier. Om möjligt skriv årtal, händelse och namn på baksidan av fotografier. T.ex. ”Midsommarfirande, Leksand 2007” eller ”Anna Andersson och Bert Bertsson”. 
  4. Sist men inte minst så skall en följesedel och leveransuppgifter fyllas i. Följesedel och leveransuppgifter kan ni antingen ladda ner som pdf eller word-dokument.       
  5. Sen är ni redo för att boka leverans! Ni kan kontakta oss per telefon: 023-692 00 eller mejl: info@dalarnasfolkrorelsearkiv.se